グラフィックデザイナーとして働くことは、ただデザインするという事だけに留まりません。クライアントとのスケジュール調整や、仕事の進捗の把握なども必要になります。それらを効率的にこなす方法として、今回はYouTube動画「より能率の良いグラフィックデザイナーになるための8つのヒント」を紹介したいと思います。※以下翻訳内容です。
こんにちは。Alanaです。今日は「グラフィックデザイナーがどうやったら、クリエイティブな専門家としてもっと頭の中を整理できるようになるのか」についてお話ししたいと思います。10年間か15年間、私の上司だった人たちがこの動画を見たら、きっと死ぬほどびっくりするでしょうね。だってここで私が話すレッスンの内容は、私ができるようになるまで本当に苦労した内容だし、彼らは本当に忍耐強く付き合ってくれたから。
まず手始めに。もしあなたがインハウスのグラフィックデザイナーだとしても、もしくはエージェンシーで働くデザイナーだとしても、あなたは常にコミュニケーションの嵐の中にいて、これをやらないといけない、今すぐやらないといけない、今日の午後にやらないといけない、明日の朝までに必要、とかたくさんの情報を受け取っているという実態があるはず。
進捗を見失わないように追わなくてはいけない全ての情報をね。もちろん、プロジェクトマネージャーがいる人たちもたくさん居ると思う。でもこれから話すヒントは、あなたがきちんとした格好良いプロフェッショナルとして尊敬されるために役立つし、あなたのキャリア自体をより良いものにする手助けにもなる。それにあなたの上司もあなたのことが大好きになるはず。もっとね。
ヒント1 – 常に書き残す
それじゃあ、最初のヒント。「常に書き残すこと」
私が今までミーティングに参加して、他の参加者がそのミーティングで何を話したかを書き残すためのノートや手帳を持たずに、ただそこに座っている光景を何度見てきたかわからない。だからは私はいつも、私の生徒や同僚に何かバインダーやノート、手帳を持ってくるように伝えている。そこら中にバラバラになっちゃうような別々のノートよりも、全てを一冊にまとめられるようなものがベストだと思う。
私も昔はバラバラのノートを使っていたんだけど、いつもすぐに失くしてしまったり、何日か前のページに戻って見返すことができなかったから。私たちはデジタルの世界で生きていることはわかってる。私も主にデジタルデザインの仕事をしているしね。そうだとしても、時々は1日の予定を一面に広げて、その1週間に何が起こるのかを見られるようにする必要がある。
私は常に、各クライアントごとに分けて管理している。そう、これが全部今、私が取引をしているクライアントたち。各クライアントの情報がタブで分けられた各セクションごとになって、現在のプロジェクトのことが書いてある。
それから、その週の納品物を書いたカレンダーも一緒に管理している。そんなに近くで見る必要はないと思うから、あまり詳しくは見せないけどね。その日ごとのマイルストーンを書き込んだカレンダーを一緒に持っている。その日に何に焦点を当てて作業しなくてはいけないのか？ 例えば、金曜日に何を成果としてあげなくてはいけないのか？ 金曜日の朝、ローンチする必要のあるウェブサイトがあるとか、その日に質疑応答をしなくてはいけないとか、把握することができる。ミーティング中でもこの展望を見ることができるので、他の案件の納期や詳細を知った上で、確かなものを確かなスケジュールで納品するという確約ができる。
ヒント2 – メールの整理
２番目のヒントは、「Eメールにフラッグをつける機能を利用すること」
OutlookやGmailを使っていても他のどのメールサーバーを使っていても、何かしらの方法で大事なメールにフラッグや星をつけてあとが簡単に読み返すことができる。朝、オフィスに到着したらたくさんのメールが届いてるのを目にするよね。
ジャンクメール、クライアントからの連絡、上司からのメール。全てに目を通して、あとでじっくり読み返す必要のあるメールをマークして。それから、もう一度それらをじっくり読んで消化する。誰々が午前11時までにこの広告が必要だとか、重要事項や詳細をノートに書き写す。こうすることで、メールを行動すべきタスクとただの連絡メッセージとして抽出することができる。
ヒント3 – メッセージサービスの利用
３番目は、「何かしらのメッセージサービスを利用すること」
例えばSkypeとかGoogle Chat、今はGoogle Hangoutって言うのかな。とにかく、プロジェクトをベースとするチャットグループを作る。
例えば、あなたがAmerican Airlinesのホリデー用の広告の仕事をしているとしたら、そのためのグループチャットを作る。関わっている全ての人を招待して。プロジェクトマネージャー、同僚、そのプロジェクト進めるための業務関わる全ての人を含めてね。こうすることで成果物の細かいところまでシェアすることができて、ちょっとしたキャッチコピーの変更に対応できたり、これ持ってる？とか2時の納品までにこれが必要だとか状況を知ることができる。これはチームのメンバーと細かくコミュニケーションを取るためのとても良い方法。
あなたのプロとしての人生、プロとしての一日はあなた自身が先導して整理しなければいけない。そうすれば、より良いデザイナーになる手助けにもなるし、一緒に仕事をする人たちからも愛されるようになる。
ヒント4 – プロジェクト管理アプリの活用
４番目。私は、WrikeやBasecamp、Jiraといったプロジェクトマネージメントのアプリをとても頼りにしている。
各納品物、成果物に対してのマイルストーンを設定することができるからね。それを見ながら、次に何があるのか？ プロジェクトの締め切りはいつなのか？を確認できるし、プロジェクトを進めるために必要なことを書き留めておくこともできる。もしあなたが1人で作業をするフリーランサーだったとしても、私はBasecampを使うべきだと思う。確か、2つまでか、いくつかまでのアカウント作るのは無料だったはず。
同じような機能のアプリは他にもたくさんあるしね。あなた自身のために利用して。質疑応答に必要な日数や、テストに必要な期間も忘れずに設定した上で、クライアントへの納品日を設定すればいい。そこから逆算して、それぞれのタスクを成し遂げるためにどれくらいの時間が与えられているのか？を自分自身に理解させる。もしあなたが、複数のクライアントと取引をしているフリーランサーなら、これはとても重要なことだと本当に思う。
ヒント5 – 翌日のTODOリストの作成
５番目。これは私のお気に入りのヒントの一つ。
私は昔よく職場に行くと、何をすべきか？ 何から始めるか？ 何に取り掛かるか？ を把握するために15分くらい席に座って考える必要があった。でも、この習慣をはじめてからは、もうそんなことする必要が無くなった。毎日、すぐに走り出すことが出来た。
1日の終わりに、特に金曜日は大事なのだけど、2、3分時間をとって、翌日やり始めなくてはいけないことのリスト作る。まだ頭のなかに鮮明に覚えているうちにね。
1日作業をした直後なら、翌日の朝は何にすぐに取りかからないといけないかはわかっている。こうすることで、その日の夜、子供たちや家族と過ごしたり、夕食を食べたり、主人と時間を過ごしたり、用事を済ませたりした後でも、翌日に必要な作業を識別することができて、最後に作業をしたその続きからすぐに再開することができる。
特に週末や祝日の後にできるだけスムーズに作業を再開するためには、重要なこと。だから、誰にとってもこのヒントがとても役立つものであって欲しいと思う。この一つのヒントを実行するだけでも、頭の中がスッキリ整理されたように感じると思う。
ヒント6 – ドキュメントの共有
６番目。「共有ドキュメントを使うこと」
Google Documentのようにドキュメントを一元化して、同じチームの他のメンバーと同時にドキュメントを編集できるようにする。これは、ステータスを常に最新のものにするためにとてもよい方法。
例えば、このキャンペーンと、あのキャンペーンと、そのキャンペーンを完成させなくてはいけないことを私が知っているとする。そして、それぞれのキャンペーンに関して、まだ完了していない細い部分があることも知っているとする。そこで私は、Google Documentに必要な書類をアップして、チームのメンバーにその場で急ぎでそれを最新の状態にするように指示することができる。そうやって私が先導して簡潔な最新のステータスをクライアントに示すことができる。
ヒント7 – リマインダーの設定
７番目。Eメールのアプリや携帯にタスクリマインダーを設定して、自分自身に、例えば「今日の午後に締め切りがある」など知らせるようにすること。
テクノロジーにあなたのパーソナルアシスタントになってもらう。あなたの方を叩いて、するべきことを知らせてもらう。特に20個ものプロジェクトを進めていたりするのなら、とても役に立つはず。
ヒント8 – プロジェクトの手順の把握
８番目は、「手順を追うこと」
大きなプロジェクトがどのような道筋で進められるのかを理解すること。私が数年前に作成して、それ以来何度も更新し続けているプロジェクトのフローチャートへのリンクを追加しておいた。これはアジャイルプロセスを考慮したものではないのだけど、「知っていると知らないこと」を確実に見失わないようにするためにはとても役立つプロセスで、つまりそこには「知らないと知っていること」があるということ。
フリーランサーや全てのデザイナーにとってとても良い情報だと思う。ジュニアデザイナーやデザインフローに関わっているプロジェクトマネージャーにとってもね。役立ててくれたら嬉しい。
もしあなたがこんな内容のディスカッションが好きなら、クリエイティブな業界で働いているのなら、クリエイティブな業界のプロなら、意見を聞かせて。YouTubeのコメント欄にあなたは何をするか、どうするか、書き込んでね。時間をとって、シェアして、いいねボタンも押して、登録も良かったらお願いします。そこのボタン押してね。時間をさいて聞いてくれてありがとう。この情報を共有するのが大好きです。私はこのヒントのほとんどに辿り着くまでとても大変だったから、同じ道を通る他のプロの人たちのために少しでも楽な道を作ってあげられたなら嬉しい。またすぐにお話しできるのを楽しみにしています。良い1日を。
参照リンク : 8 ways to be a more organized graphic designer – Inspired By Everything (CC BY 3.0)
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